Thư mời báo giá cạnh tranh là gì? Nội dung cần có trong thư mời báo giá

Thư mời báo giá cạnh tranh là gì? Những nội dung nào được đề cập trong thư mời báo giá cạnh tranh? Tất cả những thắc mắc này sẽ được BaoGia.Net chia sẻ đến bạn trong bài viết sau đây. Theo dõi ngay để có thêm thông tin hữu ích trong quá trình tìm hiểu.
Thư mời báo giá cạnh tranh là gì? Nội dung cần có trong thư mời báo giá

Thư mời báo giá cạnh tranh là gì? 

Thư mời báo giá cạnh tranh là văn bản do bên mua gửi tới các nhà cung cấp tiềm năng nhằm mục đích thu thập thông tin về giá cả, chất lượng, năng lực của các nhà thầu cung cấp đối với một gói chào giá cụ thể.

Thư mời báo giá cạnh tranh được dùng để làm gì? Sau đây là những mục đích sử dụng của thư mời báo giá cạnh tranh mà bạn có thể tham khảo, cụ thể:

Mục đích sử dụng thư mời báo giá cạnh tranh
Mục đích sử dụng thư mời báo giá cạnh tranh

  • So sánh giá cả, chất lượng, năng lực của các nhà cung cấp: Qua việc thu thập báo giá từ các nhà cung cấp, bên mua có thể so sánh và lựa chọn đơn vị phù hợp nhất với nhu cầu và khả năng tài chính của mình.

  • Tăng tính cạnh tranh: Việc mời nhiều nhà cung cấp tham gia báo giá sẽ tạo ra môi trường cạnh tranh, giúp bên mua có được mức giá hợp lý và chất lượng dịch vụ tốt nhất.

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: So với các hình thức khác như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, thư mời báo giá cạnh tranh thường được thực hiện đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn.

  • Minh bạch, công bằng: Đảm bảo tính minh bạch trong quá trình mua sắm, giúp bên mua đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp một cách khách quan và công bằng.

Nội dung của thư mời báo giá cạnh tranh

Hiện nay, chưa có quy định cụ thể bắt buộc về Mẫu thư mời báo giá cạnh tranh. Tuy nhiên, các bên mua, tổ chức khi xây dựng mẫu thư mời báo giá cạnh tranh cần có đầy đủ các nội dung sau đây: 

  • Giới thiệu về gói thầu/dự án cần báo giá

  • Yêu cầu báo giá chi tiết (sản phẩm, dịch vụ, số lượng, giá cả, ...)

  • Thời hạn nộp báo giá

  • Hướng dẫn nộp báo giá (thư điện tử, bưu điện, ...)

  • Thông tin liên hệ

  • Ký tên (Người đại diện theo pháp luật

Mẫu thư mời báo giá cạnh tranh (Nguồn Website Trường Đại học Nam Cần Thơ nctu edu vn)
Mẫu thư mời báo giá cạnh tranh (Nguồn: Website Trường Đại học Nam Cần Thơ - nctu.edu.vn/)

Lưu ý khi sử dụng thư mời báo giá cạnh tranh

Để sử dụng thư mời báo giá cạnh tranh hiệu quả, bên mua cần lưu ý một số điểm sau đây:

Một số lưu ý khi sử dụng thư mời báo giá cạnh tranh
Một số lưu ý khi sử dụng thư mời báo giá cạnh tranh

  • Xác định rõ nhu cầu: Bên mua cần xác định rõ nhu cầu của mình về hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua sắm, bao gồm thông số kỹ thuật, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng, v.v.

  • Lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng: Bên mua cần lựa chọn những nhà cung cấp tiềm năng có đủ năng lực và kinh nghiệm để đáp ứng nhu cầu của mình.

  • Soạn thảo thư mời báo giá cạnh tranh rõ ràng: Thư mời báo giá cạnh tranh cần được soạn thảo rõ ràng, súc tích, dễ hiểu, bao gồm đầy đủ thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua sắm, yêu cầu đối với nhà cung cấp, thời gian nộp báo giá, v.v.

  • Đánh giá báo giá: Bên mua cần đánh giá báo giá của các nhà cung cấp một cách khách quan dựa trên các tiêu chí đã đề ra trong thư mời báo giá cạnh tranh.

  • Lựa chọn nhà cung cấp: Bên mua cần lựa chọn nhà cung cấp có mức giá hợp lý, chất lượng dịch vụ tốt và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của mình.

Những hạn chế đối khi sử dụng thư mời báo giá cạnh tranh

Thư mời báo giá cạnh tranh là một phương thức phổ biến được sử dụng để lựa chọn nhà cung cấp cho các gói chào giá có giá trị không lớn, thời gian thực hiện ngắn và yêu cầu về kỹ thuật không phức tạp. 

Tuy nhiên, việc sử dụng thư mời báo giá cạnh tranh theo cách truyền thống cũng tiềm ẩn một số bất cập trong quá trình sử dụng, cụ thể như sau:

Đối với hình thức offline:

  • Tốn nhân lực và chi phí: Bên mua tốn khá nhiều chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ thư mời báo giá cạnh tranh bằng giấy. Ngoài ra, cần nhân lực để theo dõi, gửi thư mời báo giá cạnh tranh cho các nhà cung cấp bằng hình thức thủ công. 

  • Tốn thời gian: Việc gửi thư mời báo giá cạnh tranh bằng giấy tờ mất nhiều thời gian, quá trình xử lý hồ sơ dự thầu bằng giấy tờ cũng tốn nhiều thời gian và công sức hơn.

  • Dễ xảy ra sai sót: Việc điền thông tin thủ công trên giấy tờ dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ dự thầu bằng giấy tờ cũng dễ gặp khó khăn, dẫn đến nguy cơ mất mát, thất lạc hồ sơ.

Đối với hình thức online:

  • Khó tìm được nhà cung cấp tiềm năng: Việc chỉ dựa vào thông tin trên website hoặc các nền tảng online có thể khiến bên mua không tìm kiếm được nhà cung cấp tiềm năng do thông tin liên hệ của nhà cung cấp không có sẵn phải tự tìm. 

  • Nguy cơ bị đánh cắp thông tin: Việc trao đổi thông tin qua email hoặc các nền tảng online tiềm ẩn nguy cơ bị hacker tấn công và đánh cắp thông tin bí mật của cả bên mua và nhà cung cấp.

  • Tốn thời gian và khó khăn trong việc quản lý dữ liệu: Bên mua tốn nhiều thời gian trong việc đăng tải thư mời báo giá cạnh tranh, việc lưu trữ và quản lý một lượng lớn dữ liệu báo giá online có thể gặp nhiều khó khăn, dẫn đến việc thất lạc hoặc sử dụng dữ liệu sai mục đích.

BaoGia.Net - Giải pháp khắc phục những hạn chế của thư mời báo giá cạnh tranh truyền thống

Để khắc phục những bất cập này, Hệ thống lấy báo giá cạnh tranh đầu tiên tại Việt Nam - BaoGia.Net đã ra đời, giúp cho việc gửi thư mời báo giá cạnh tranh đến nhà cung cấp tiềm năng trở nên đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng và đạt hiệu quả cao, cụ thể:

  • Có cơ hội tiếp cận với đông đảo nhà cung cấp uy tín: Thay vì phải tự tìm kiếm và liên hệ với từng nhà cung cấp, bên mua có thể dễ dàng đăng tải nhu cầu mua sắm của mình lên BaoGia.Net và nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp tiềm năng trong một thời gian ngắn. Do BaoGia.Net được thừa hưởng nguồn dữ liệu khổng lồ và hệ thống kết nối hiệu quả từ Hệ sinh thái Đấu thầu, với hơn 65.000 doanh nghiệp uy tín trên toàn quốc, thuộc đủ mọi lĩnh vực, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của bên mua.

  • Có công cụ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động mua sắm: Hệ thống có hỗ trợ tính năng gửi thư mời báo giá cạnh tranh đến nhà cung cấp, với tính năng này bên mua sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý và biết chính xác thư mời báo giá cạnh tranh đã được gửi thành công hay chưa. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng thêm tính năng tìm kiếm và lọc thông minh, liên kết chéo dữ liệu từ nhiều nguồn, khớp nối thông minh giữa bên mua và bên bán khi sử dụng BaoGia.Net.

  • Tăng tính minh bạch: Hệ thống đảm bảo tính minh bạch trong quá trình mua sắm, giúp hạn chế tham nhũng và hối lộ trong quá trình báo giá. 

Thông báo mời báo giá “Thiết bị họp Online” (Logitech Rally Plus) được thực hiện trên hệ thống báo giá
Thông báo mời báo giá “Thiết bị họp Online” (Logitech Rally Plus) được thực hiện trên hệ thống báo giá

Xem thêm: Hướng dẫn đăng tải thông báo mời báo giá

Trên đây là những chia sẻ của BaoGia.Net về thư mời báo giá cạnh tranh. Mong rằng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp cho quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mục đích, lưu ý và nội dung cần có trong mẫu thư mời báo giá cạnh tranh. 

Nếu có điều gì thắc mắc cần được hỗ trợ hãy liên hệ với BaoGia.Net qua: 

Tác giả: Linh Hồ Thị